Schritt für Schritt-Anleitung Mitarbeiterbefragung

Klassische Mitarbeiterumfragen sind bei den meisten Arbeitnehmern bekannt. Oft werden dabei jährlich Fragen zu verschiedenen arbeitsrelevanten Themenbereichen gestellt. Mehrheitlich sind diese Mitarbeiterumfragen sehr umfangreich (50+ Fragen) und sollen Erkenntnisse darüber liefern, wie der Arbeitnehmer den Arbeitgeber wahrnimmt. Die Resultate der Umfrage werden zentral gesammelt und meistens vom HR in Zusammenarbeit mit einem externen Partner ausgewertet. Nach mehreren Monaten werden die Resultate kommuniziert.

Dieses Vorgehen hat aber einige Nachteile. Meist werden bei einer jährlichen Mitarbeiterumfrage zu viele Fragen gestellt und es wird auf zu viele Themen eingegangen. Bei zu vielen Fragen sinkt die Präzision der Antworten drastisch. Auch wird eine Erwartungshaltung geschaffen, die nur in den seltensten Fällen sinnvoll adressiert werden kann. Die Mitarbeiter werden sich fragen, warum sie sich überhaupt mitteilen sollen. Des Weiteren kann eine jährliche Mitarbeiterumfrage die Bedürfnisse der heutigen Zeit zu wenig adressieren. Dafür ist unser Alltag zu schnelllebig geworden.

Um diese Probleme mit klassischen Mitarbeiterumfragen zu adressieren, wendet Joineer Puls-Umfragen an. Wie es der Name andeutet, finden diese Umfragen stetig und in kurzen Abständen statt. Um die Mitarbeiter dabei nicht zu überfordern und um keine Erwartungshaltungen zu wecken, die nicht adressiert werden können, werden pro Intervall nur wenige Fragen gestellt. Durch eine intensive Vorbereitung und Auseinandersetzung mit der richtigen Fragestellung, decken die Fragen die relevanten Themengebiete ab. So haben die Mitarbeiter die Möglichkeit ihre Bedürfnisse, Anregungen und Verbesserungsvorschläge mitzuteilen und die Unternehmung kann auf die Inputs spezifisch eingehen.

Auf folgenden Seiten haben wir Ihnen ein Ablauf zusammengestellt, wie man eine Mitarbeiterumfrage im besten Falle durchführt.

1. Ziele definieren

Es ist von grösster Bedeutung, sich vorerst intensiv mit den Zielen der Umfrage auseinanderzusetzen und zu wissen, welche konkreten Erwartungen an die Umfrage gestellt werden.

Dies können generelle Themen sein wie beispielsweise:

Wie ist die Stimmung im Unternehmen?
Welche Themen beschäftigen die Belegschaft?

Es können aber auch spezifische Themen abgefragt werden wie bei beispielsweise:

Wie kommt die neue strategische Ausrichtung bei der Belegschaft an?
Wie äussern sich die neuen Strukturen?

Herauszufinden, in welchem Spannungsfeld sich das Unternehmen befindet und welche Themen die Belegschaft beschäftigen, ist häufig zentral. Nehmen Sie sich also Zeit, genau zu Evaluieren, weshalb Sie eine Befragung durchführen wollen und wo die konkreten Ziele liegen. Wenn Sie sich darüber im klaren sind, können Sie mit der Konzeption und Entwicklung starten.

Unverbindliches Erstgespräch

Wenn Sie dies noch nicht genau wissen, aber das Gefühl haben, dass eine Mitarbeiterbefragung angebracht wäre, können Sie gerne mit den Experten von Joineer in Kontakt treten und unverbindlich in einem Erstgespräch erörtern, ob es opportun wäre, eine Umfrage durchzuführen und wenn ja, zu welchen Themenbereichen.

Im unverbindliche Erstgespräch geht es uns alleine darum, Ihre Ausgangssituation richtig zu verstehen. Es kann durchaus sein das wir keine passende Lösung für ihre Bedürfnisse haben!

2. Konzeption und Entwicklung

Nachdem die Ziele definiert sind, ist es wichtig, sich gewissenhaft mit der Konzeption und der Entwicklung zu befassen. Dabei geht es darum, Inhalte zu definieren. Stellen Sie sich die Frage, welche Themen relevant sind für die vorab definierten Befragungsziele. Dies kann bei vorhandenem Know-how von der HR-Abteilung oder einem Projektteam definiert werden. Bei fehlender Expertise lohnt es sich einen externen Partner beizuziehen.

Ihr psychologisches Advisory Board

Bei einer Zusammenarbeit mit Joineer steht Ihnen unser psychologisches Advisory Board mit Rat und Tat zur Verfügung. Sie können mögliche Themen und Fragen unverbindlich mit uns überprüfen oder challengen.

Wichtige Themen also, die es in der Konzeption und Entwicklung zu beachten gibt. Es empfiehlt sich, diesen Schritt ausführlich zu besprechen. Der Einbezug von externen Dienstleistern lohnt sich meistens, wenn auch Vorsicht geboten ist: Unterschiedliche Anbieter nutzen unterschiedliche Methoden. Welche Methode Ihren Ansprüchen gerecht wird, lässt sich durch Methodenvergleich und ein Sondierungsgespräch eruieren.

Die Methodik vom Joineer Teambarometer

Uns von Joineer ist die Einfachheit und Verständlichkeit ein grosses Anliegen – sowohl bei der Konzeption wie auch bei der Durchführung. Ausserdem legen wir Wert auf die pulsartige Erfassung verschiedener Themen über die Zeit. Denn wir sind überzeugt, dass eine Befragung konstant und im Sinne des Mitarbeiters geschehen muss. Andere Anbieter setzen auf hochkomplexe Befragungs-Methoden, die in sich geschlossen auch gut funktionieren, aber den Hang haben, Nutzer und Initiatoren der Umfrage zu überfordern. Bei Joineer steht die direkte Ableitung von Massnahmen im Vordergrund und nicht die Aufschlüsselung der Resultate nach abertausenden Kriterien.

3. Kommunikation & Versand

Sobald die grundlegenden Fragen beantwortet sind und der Fragebogen steht, geht es darum, die Belegschaft ausführlich zu informieren. Es ist von grosser Bedeutung, allen Mitarbeitern den Grund und die Ziele der Befragung offen zu kommunizieren. Denn die erhobenen Daten sind immer nur so gut, wie die Antworten der Mitarbeiter. Klären Sie Ihre Belegschaft also auf, nehmen Sie ihnen die Angst vor möglichen Massnahmen. Weisen Sie darauf hin, dass die Antworten ehrlich, gewissenhaft und lösungsorientiert sein sollen – denn nur solche Antworten können konstruktiv verwertet werden und bringen die Organisation weiter.

Was ist Feedforward?

Joineer arbeitet hier mit einem neuen Ansatz aus der Positiven Psychologie, dem Feedforward. Im Gegensatz zu Feedback, das oft eine Abwehrhaltung auslöst, ist Feedforward in die Zukunft gerichtet, positiv und lösungsorientiert.

Es lohnt sich die Kommunikation frühzeitig zu beginnen, damit genügend Zeit bleibt, offene Fragen zu klären. Achten Sie bei der Vorinformation auf eine persönliche Ansprache der Teilnehmer, kommunizieren Sie Nutzen und Ziele schnörkellos und zeigen Sie auf, wie der Prozess funktioniert. Geben Sie Tipps worauf geachtet werden soll, wie mit Themen der Anonymität und Datenschutz umgegangen wird und was nach Beendigung der Umfrage geschieht. Joineer stellt den Unternehmen hierzu auch Videos zur Verfügung. Geben Sie unbedingt auch einen Ansprechpartner an, der den gesamten Prozess begleitet.

Sie werden sehen, dass eine offene und direkte Kommunikation die Rücklaufquote massiv anhebt. Je direkter sich die Mitarbeiter angesprochen fühlen, desto mehr wollen sie ihren Teil zur Umfrage beitragen.

4. Start & Durchführung

Im vierten Schritt geht es um die eigentliche Durchführung, die je nach Methode unterschiedlicher nicht sein könnte (siehe Blog Offline-Online Umfrage LINK). Während klassische Methoden oftmals einen grossen Effort benötigen und viel Handarbeit dahinter steckt, funktioniert dies bei neueren Methoden über den digitalen Weg um einiges einfacher. Klassische Mitarbeiterbefragungen können sich aber allemal lohnen, beispielsweise, wenn Sie über Jahre mit dem gleichen Anbieter zusammengearbeitet haben und die Befragung auf guten Anklang gestossen ist. In der Realität ist dies aber oftmals nicht der Fall – weshalb wir dringend anraten, sich mit den modernen Methoden auseinanderzusetzen. Dabei funktionieren verschiedene digitale Methoden ähnlich wie der Joineer Teambarometer:

Das erste Setup funktioniert einfach über den Anmelde-Mechanismus. Fragen, Umfang, Intervall und Teilnehmer können ganz einfach im intuitiven Anmeldeprozess definiert werden oder wird nach vorgängiger Absprache durch die Joineer Experten aufgesetzt. Nach wenigen Minuten ist das System installiert und der Projektinhaber muss sich vordergründig um nichts mehr kümmern: Mitarbeiter werden automatisch eingeladen, erinnert und ausgesetzt. Die zuständige Stelle muss sich also nicht mehr um die ganze Koordination kümmern, sondern kann diese Aufgabe grösstenteils dem System überlassen. Natürlich ist es auch bei digitalen Methoden anzuraten, dass das Thema im Arbeitsalltag besprochen wird und Nutzer wenn nötig mit Worten erinnert werden.

5. Auswertung & Sichtung

Der interessanteste Teil der ganzen Mitarbeiterbefragung sind die Resultate. Diese sind aber erst einsehbar, nachdem die verschiedenen qualitativen und quantitativen Inputs der Mitarbeiter ausgewertet worden sind. Während die Auswertung in früheren Fällen oftmals sehr aufwendig war, greift uns die Technik auch hier unterstützend unter die Arme. Bei digitalen Befragungen – wie bei Joineer Teambarometer – sind ausgeklügelte Algorithmen dafür zuständig, das die Eingaben der Mitarbeiter direkt ausgewertet und abgeglichen werden. Dies vereinfacht die Auswertung ungemein, da die ganze Sichtung, Berechnung und Auswertung vollautomatisiert von statten geht. Je nach System können die Werte dann auch gleich über ein digitales Dashboard geclustert werden. Dies ermöglicht der Unternehmung schnell zu erkennen, welche Teams wie geantwortet haben. Natürlich ist es auch bei der Sichtung der Resultate wichtig, dass der Datenschutz und die Anonymität der Mitarbeiter zu jeder Zeit gewährt wird.

Datenschutz bei Joineer

Für Joineer hat dies oberste Priorität. Wir verzichten auf Services wie Amazon Web Services oder Microsoft Azure. Unsere Server sind und bleiben in der Schweiz. Garantiert.

6. Massnahmen

Nach der Auswertung folgt der wichtigste Teil der ganzen Befragung, denn: Wozu würde die Umfrage nützen, wenn die Erhebungen nicht dazu verwendet werden, sich als Organisation zu verbessern? Genau, Mitarbeiter erwarten, dass ihre Inputs aufgenommen werden und sich gewisse Situationen basierend auf ihren Inputs verbessern. Nimmt eine Unternehmung die Anregungen der Teilnehmenden nicht ernst, kann dies auf die Stimmung der Belegschaft drücken. Die Durchführung der Befragung kann durch falschen Umgang mit den Resultaten nutzlos, ja sogar kontraproduktiv sein. Seien Sie sich also bewusst, dass neben dem ganzen Potential, dass gehoben werden kann, eine Befragung einige Arbeit bedeutet – wenn nicht in der Ausführung, dann in der Nachbearbeitung. Darum: wie geht man diese wichtige Nachbearbeitung an?

Es ist zentral, die Werte tiefgründig zu analysieren. Sind die Werte im Rahmen des Erwarteten oder hätte man sich selbst anders eingeschätzt? Geben die qualitativen Inputs Aufschluss darüber, was verbessert werden kann bzw. gibt es überhaupt genügend Kommentare, um ein Fazit zu ziehen? Wie unterscheiden sich verschiedene Teams voneinander? Egal, wie die Werte ausfallen, Verstehen ist der erste Schritt in die richtige Richtung. Joineer kann Ihnen dabei helfen, die Resultate zu analysieren und richtig zu interpretieren. Es ist zentral, die Mitarbeiter auch in der Erarbeitung der Massnahmen mit einzubeziehen. Nur so verstehen diese, dass Sie die Verantwortung wahrnehmen und sich intensiv damit auseinandersetzen. Nutzen Sie die Befragung, um den Dialog weiter zu stärken. Bilden Sie Projektgruppen, machen Workshops oder führen Einzelgespräche, um Massnahmen gemeinsam mit Ihrem Team auszuarbeiten. Sie werden sehen, dass die Bewältigung der Resultate im Team einfacher funktioniert und Mitarbeiter mehr Verständnis aufbringen, auch wenn einige Ideen und Wünsche nicht direkt umgesetzt werden können. Kommunizieren Sie offen und kreieren Sie im Team Lösungen. Sie werden sehen, dass sich die Kultur im Unternehmen dadurch weiterentwickeln wird und das brachliegende Potential in Ihrer Unternehmung gehoben werden kann.

Say hello! ?

Wir legen bei unserer Dienstleistung grossen Wert auf eine ausführliche und kostenfreie Beratung vor Ort – denn nur so können die Eigenheiten Ihrer Organisation miteinbezogen werden und eine massgeschneiderte Lösung angeboten werden. Interessiert? Melden Sie sich noch heute bei uns!

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